To Evernote or not to note

Da quando Evernote ha ridotto il numero di dispositivi su cui sincronizzare contemporaneamente le note per gli account gratuiti ho iniziato a valutare, ancora una volta, le possibili alternative a quello che reputo essere nonostante tutto il miglior software di gestione appunti, e non solo.

Per chi non lo sapesse Evernote è un software che ci consente di appuntare ogni cosa, da una semplice lista della spesa, a un banale numero di telefono per finire con progetti decisamente più complessi e compiuti; la sue potenzialità non si notano tanto in ambito domestico dove qualsiasi blocco note digitale fa più o meno il suo dovere, ma più che altro in ambito lavorativo dove Evernote grazie a funzionalità davvero uniche eccelle.

Le caratteristiche più importanti di Evernote a mio avviso non sono poi tante ad esempio:

  • Categorie, la possibilità di categorizzare ogni appunto è molto importante per cercare successivamente in modo rapido e veloce quello che ci serve.
  • Taccuini, non tutti i software di questo tipo consentono di creare diversi “taccuini” virtuali per tenere separate le note di diverso tipo, Casa, Cucina, Lavoro ecc. ecc.
  • Allarmi, per me fondamentale poter impostare un allarme ad una certa ora per ricordarmi di fare qualcosa, sono sempre impegnato e avere un promemoria sul telefono che mi ricorda di chiamare, cercare, o fare quel che devo in un dato momento è sempre importante.
  • Registratore vocale, questo è una cosa che mi manca dai tempi del pocketpc, quando avevo il mio fido iPaq mi bastava premere un pulsante per poter registrare un memo vocale, ad esempio mentre si è alla guida, qui il gioco non è proprio uguale ma riesco a sopperire abbastanza facilmente tramite i widget almeno su Android
  • Appunti a mano, non lo uso spesso ma ogni tanto è comodo anche questo
  • Fotocamera, altra cosa molto comoda è la possibilità di scansionare documenti di vario tipo, post-it o biglietti da visita per memorizzarli per successivi utilizzi.
  • Integrazione di documenti, non tutti i software di gestione note consentono di aggiungere immagini o documenti di suite di office, altro must di Evernote
  • Inserimento automatico geo-tag sulle note, se impostato nelle opzioni è possibile aggiungere alle note un tag relativo alla posizione in cui la nota è stata creata, anche questa è una funzione che può essere utile per una successiva ricerca o per aiutarci a ricordare l’eventuale appunto magari preso di corsa o malamente a cosa si riferisse.
  • Disponibilità applicazione per ogni tipo di dispositivo, Evernote esiste per qualsiasi piattaforma e quindi significa che non ci si deve sbattere più di tanto.
  • Possibilità di formattare gli appunti come fosse una piccola suite di office

Le potenzialità di Evernote sono infinite come si può capire, il limite è quello di essere noi per primi un minimo ordinati, l’inserimento di note a casaccio senza indicare una categoria o un taccuini ci porterà ad avere un database ricco ma disordinato e che di sicuro non potrà essere gestito in modo rapido, se invece usiamo con dovizia i tag ed i taccuini allora sarà il paradiso ;).

Come dicevo all’inizio prima di proseguire nel mio utilizzo di Evernote, che nel futuro per motivi che vi spiegherò più avanti sarà ancora più intenso, ho ricercato alcune soluzioni e l’unica vera e valida alternativa trovata è Onenote di Microsoft, un applicazione ormai matura disponibile anch’essa su quasi tutte le piattaforme (mi pare manchi per linux ma sono sicuro che  esiste qualche alternativa opensource in grado di sincronizzarsi con Onenote). L’unico problema con Onenote è il travaso dei dati da un’applicazione all’altra.

Esiste a onor del vero la possibilità di importare il database esportato di Evernote, ma l’operazione per me non ha avuto molto successo, i taccuini che avevo sono andati  persi e mi sono ritrovate tutte le note sotto il blocco note “Evernote” ritrovandomi quindi a dover riordinare qualche centinaia di note.

In realtà OneNote non avendo alcuno dei limiti di Evernote ed avendo pressochè le stesse funzionalità sarebbe un ottima alternativa, per altro completamente gratuita, sicchè dovrebbe valere la pena di spendere un po’ di tempo a riordinare le note, cosa per altro mai inutile, l’ordine sul lavoro è una priorità, ma la decisione da prendere però è definitiva, non posso difatti pensare di gestire contemporaneamete due software fintanto che non ho deciso quale usare, il tempo è tiranno e mi impedisce de facto di potermi destreggiare fra uno e l’altro fintanto che non ho deciso.

Per altro in questi giorni di cambiamenti per me piuttosto importanti devo anche iniziare a stabilire che strumenti vorrò utilizzare per il futuro, se affidarmi a Google Drive e la sua suite office o se gestire il tutto tramite suite office sui vari dispositivi e centralizzare i file su Dropbox (ormai la mia scelta numero 1 per il cloud).

Un altro punto a favore a di Evernote è il fatto che ho acquisito una notevole familiarità nel suo utilizzo e ormai mi destreggio bene nei suoi menù e tenendo a mente che l’utilizzo che mi interessa è quello in ambito lavorativo è importante non perdere tempo. Onenote sebbene abbia le stesse funzionalità le esprime con menù e una gestione dei blocchi note decisamente differente che mi ha sempre un po’ spiazzato sebbene forse possa essere anche un pelo più digeribile alla lunga consentendo di utilizzare non solo tag e categorie ma anche i colori, altro strumento molto utile.

Diciamo che è una bella lotta e che per il prossimo weekend troveremo un vincitore, a cui affidare i miei appunti lavorativi.

Un appunto, ho tralasciato altri software come Google Keep, AnyDo, Simplenote, Nimbus e molti altri perchè ci sono limiti di vario tipo che non li pongono a mio avviso allo stesso piano. Google Keep ad esempio ha un allarme bellissimo basato sulla posizione ma una visualizzazione delle note pessima, Any Do va bene solo per i task per tutto il resto mi pare inadeguato, Simplenote è troppo “simple” se mi passate il gioco di parole, e Nimbus (ottimo per chi vuole iniziare da zero) mi impedisce di caricare le mie note online dato che ha un limite molto basso di mega per account utilizzabili al giorno/mese. Per ulteriori info sulle alternative a Evernote vi segnalo questo link davvero ricco.

Stay tuned for future choice 😉

 

 

Servizi cloud computing

 

Da tempo lavoro con alcuni servizi cloud per poter accedere sempre e comunque ai files che possono servirmi per lavoro appunto o anche solo per le mie faccende di casa.

I servizi cloud per chi non lo sapesse sono servizi che consentono di archiviare online file di varia natura (office, video, foto, musica, ecc. ecc.) per poterli consultare da qualsiasi postazione con un semplice accesso web, tutti o quasi i migliori servizi cloud hanno delle applicazioni che consentono una migliore e più semplice gestione dei files, applicazioni non solo per smartphone ma anche per pc, mac e linux.

Insomma si tratta di veri e propri piccoli ecosistemi che ci consentono di “dimenticarci” dei files e della loro ubicazione, un vantaggio non di poco conto soprattutto quando questi files sono particolarmente numerosi e/o pesanti come nel mio caso.

I fornitori più famosi per questo genere di servizi sono Dropbox, Onedrive, Google Drive, iCloud, Box, Mega, e viavia molti altri. tutti quanti prevedono piani gratuiti con varie limitazioni e piani a pagamento con vari benefits e dimensioni disponibili di memorizzazione più o meno grandi.

Personalmente per le mie necessità lavorative avevo optato per Onedrive per via dello spazio concesso, davvero elevato all’epoca, e per la migliore integrazione con la suite Office in uso al lavoro. Una scelta che ho dovuto poi variare in corso d’opera a causa dell’ultima variazione dei termini d’uso che ha imposto notevoli limitazioni nello spazio disponibile per il piano gratuito.

Mi sono quindi orientato verso Dropbox, forse il migliore tra tutti i servizi a livello di funzionalità, certo non è quello che offre più spazio ma sicuramente è il migliore; il passaggio “forzato” a Dropbox per altro mi ha fatto scoprire meglio l’applicazione lato desktop che a ben vedere si integra forse anche meglio nei files di office consentendo una puntuale  precisa gestione delle versioni, una condivisione più immediata e veloce, insomma solo punti positivi.

Lato web continuo a preferire Onedrive che mi pare meglio fatta con alcune opzioni forse più complete per la condivisione dei files con altri utenti, ma su PC e su android preferisco decisamente Dropbox.

Passaggio obbligato è il test di Google Drive per chi utilizza smartphone android o iCloud per chi invece possiede un iPhone o un iPad. Non avendo un terminale di casa Apple non posso parlare di iCloud ma solo riportare quanto riferito dagli amici di Digitalia (famoso podcast che per altro consiglio a tutti di seguire) che in quanto utilizzatori di iPhone e iPad non sembrano essere molto contenti, a esser gentili, del servizio offerto da Apple.

Di Google Drive invece posso solo che parlare bene, consente una buona condivisione di files con altri utenti, buona anche se perfettibile l’interfaccia web e decente quella per Android. Il vero difetto di Google Drive a mio avviso è la suite office di editazione dei files che non è minimamente a livello del WPS Office di KingSoft che su android per me regna incontrastata, mentre su pc preferisco un banale quanto solido Libre Office (o OpenOffice se preferite) gratuito e alla pari di MS Office.

Molto bello anche Box un servizio sconosciuto ai più ma che offre le medesime caratteristiche di tanti Onedrive e Dropbox pur se non sempre allo stesso livello di questi ultimi, personalmente l’ho abbandonato da tempo, anche perchè una volta scelto il mio servizio diventa quasi inutile continuare ad usarne un altro. Provatelo se non volete rimanere sempre sotto i soliti e magari lo scoprirete migliore e più idoneo di altri.

Infine voglio consigliarvi Mega che è l’ultimo arrivato sulla piazza digitale, il grosso vantaggio di questo servizio rispetto agli altri è che si parte con 50 gigabyte di spazio disponibile, un valore di media 10 volte superiore agli altri, googlando in giro troverete facilmente tabelle di comparazione dove capire quale servizio offre più spazio gratuitamente e quale costa meno ecc. ecc. il problema però non è tanto nello spazio disponibile online gratuitamente, ma nell’affidabilità che il fornitore di quel dato servizio ci da; è notizia recente difatti come dicevo prima che Onedrive è passata dai 15 gb offerti gratuitamente agli attuali 5 gb…. una variazione decisamente “importante” per così dire.

Mega come ripeto è quello che offre il servizio più capiente di tutti con ben 50 gb, e per inciso con una sicurezza in più almeno sulla carta rispetto ad altri. La generazione della password crea una chiave di crittografia che sblocca l’account, in caso ci si scordi la password non sarà possibile da parte dello staff di Mega generarne una nuova e quindi l’account sarà perso come è capitato al sottoscritto con il primo account creato.

Mega inoltre vanta un sistema di download molto rapido e un ottimo web client che ci permette di gestire davvero molto i nostri file, chiaramente è presente anche una app per dispositivi mobili ed un client di sincronizzazione per pc.

Insomma un’ottima alternativa ai più blasonati Dropbox e Onedrive con un sacco di spazio per tutti i nostri files.

Io consiglio a chi lavora in gruppo di usare Dropbox, si tratta di una piattaforma ormai stracollaudata molto solida e stabile, e con molte opzioni per condividere e lavorare in gruppo, per altro dalla stessa software house stanno uscendo applicazioni di collaborazione molto valide e che consentono una se possibile migliore gestione dei file e un perfetto interscambio di informazioni, mi riferisco a Dropbox Paper. Per altro Dropbox permette di incrementare lo spazio disponibile gratuitamente seguendo alcuni semplici passaggi e incrementando il proprio spazio disponibile.

Molti, non tutti, dei servizi sopra indicati sono gestibili inoltre tramite app di terze parti, mi viene in mente per l’appunto WPS Office che tramite il suo file manager interno consente di accedere anche ai servizi cloud; altro esempio è anche ES File Manager che oltre ad essere un eccellente file manager per Android consente tra le sue funzioni anche quella di accedere ai servizi cloud e gestire come fossero locali i file presenti sulla rete.

Provateli e ditemi se vi piaccioni ma soprattutto se avete bisogno di aiuto nel gestirli possiamo vedere se posso aiutarvi.

Office suite per Android, alcune considerazioni

E’ da quando esistono i palmari che utilizzo dispositivi mobili per gestire file di office, per lavoro difatti sono spesso fuori sede e ho la necessità di lavorare piccoli file per diversi motivi; per sopperire a questa esigenza da quando possiedo un terminale Android (il buon vecchio Galaxy S prima versione) ho acquisto QuickOffice forte della buona esperienza che avevo avuto sull’iPhone 3g precedente e della notevole esperienza dello sviluppatore in questo settore.

Per quelle che erano le mie prime esperienze posso solo confermare che effettivamente l’esperienza d’uso era buona anche se le limitazioni date dalla piattaforma non mancavano di certo.

Più recentemente ho avuto modo di provare quasi tutte le altre applicazioni office presenti sul mercato per Android e un idea più precisa me la sono fatta. Ma prima vediamo di riepilogare quali sono le suite testate:

Allora piccola premessa, le prove sono state fatte grazie alla promozione di Amazon App Shop che offre ogni giorno un’app gratuita e che mi ha consentito di provare le prime 4 applicazioni, ThinkFree e Polaris invece li avevo grazie a Samsung che li aveva preinstallati sui dispostivi che ho, Google Drive è stato sempre presente nei miei dispositivi, Quick Office l’avevo acquistato anni fa e ora che la software house che l’ha realizzato è stata rilevata da Big G. è diventato gratuito per tutti, l’ultimo invece è già gratis sullo store ma non è compatibile con tutti i dispositivi (ad esempio non gira sul mio Tab 2 7.0). Quindi il costo complessivo per poter provare queste app è pari a zero e non ho nemmeno dovuto piratarle, ottimo quindi.

King Office è un’ottima app, le limitazioni della prima suite mobile di office sono le solite trovate praticamente in tutte le altre app, ottima l’interfaccia leggera e chiarissima, diciamo che forse è la suite con la migliore interfaccia graficamente parlando, peccato che il gestore file sia a mio avviso poco chiaro, perfettamente chiaro invece il menù di gestione dei file estremamente completo e di facile utilizzo.

Ottima la gestione dei campi modulo, cosa decisamente ostica sui dispositivi office, e ottima anche la gestione dei servizi cloud che comprende i più importanti e famosi servizi ovvero Google Drive, Skydrive, Dropbox e Box, inoltre è possibile aggiungere anche dei servizi Webdav/ftp rendendo direi completissimo questo software. Una prima scelta tra quelli presenti nello store.

Documents to Go l’ho provato per poco tempo, e dato che per me è molto importante la gestione del campo modulo e che su Documents to Go purtroppo file con i campi modulo nella formattazione impediscano addirittura la modifica dello stesso consentendono solo la visualizzazione.

Aggiungo che la grafica sembra quasi essere rimasta all’epoca del web 1.0, mi ricorda molto i tempi dei Pocket PC (che per inciso avevano suite office fantastiche se consideriamo quando si sono evoluti gli hardware nel frattempo), inoltre la possibilità di utilizzare spazi cloud è limitata Google Drive, quindi è decisamente scartato per me.

OfficeSuite Pro è stato un’occasione fortunata, era difatti la prima applicazione ad essere offerta gratuitamente su Amazon App Shop in Italia, e da allora mi tiene compagnia sui miei dispositivi Android, un’applicazione estremamente ben fatta, con un file manager fantastico e dalla versione 7 in avanti anche la grafica è diventata davvero bellissima, in aggiunta a quanto sopra metteteci un ottima gestione dei file office, peccato che anche per OfficeSuite Pro non riesca a gestire i campi modulo.

Completa anche la gestione degli account cloud, in aggiunta ai già citati Google Drive, Dropbox, Box e Skydrive presenti su King Office, troviamo anche la possibilità di gestire i file presenti su SugarSync, manca però la gestione di un’area Webdav o ftp. Preinstallata su alcuni device come gli ultimi Xperia (anche se non so se su tutti) direi che possiamo promuovere con pieni voti anche questa suite.

SmartOffice invece è quello che mi è piaciuto di meno, una suite decisamente poco interessante, con un interfaccia pessima a mio avviso e che ha ancora molto da imparare dai rivali anche da Documents to Go a ben guardare.

inutilmente elaborata la grafica di SmartOffice è a mio avviso fuorviante e poco pratica su di un disposito come uno smartphone, carente anche la gestione dei servizi cloud, sono gestiti solamente Google Drive e Dropbox, che sebbene siano tra i più utilizzati non sono certamente gli unici. Insomma una app che non ha conquistato sin dal primo utilizzo e che difatti ho scartato poco dopo averla installata.

ThinkFree Office è una suite che ho provato per poco tempo e che è molto curata graficamente, precisa e pulita consente un ottima navigazione tra i suoi menù ma pecca in funzionalità e non consente di gestire tutti i servizi cloud.

è possibile gestire solo Google Drive e l’account cloud di ThinkFree, peraltro in questo momento non è più possibile scaricare la versione completa che avevo provato solo sul Galaxy S circa 2 anni fa, ma non mi pare che ci siano stati miglioramenti enormi nell’applicazione.

Polaris Office è l’applicazione che troviamo spesso preinstallata su diversi dispositivi come i Samsung e che consente una buona gestione anche se con le solite limitazioni, manca la gestione dei campi modulo nei fogli di calcolo che per ora solo King Office fa. Un suo pregio è sicuramente la velocità di visualizzazione dei file, consigliato quindi come viewer se ve lo trovate preinstallato.

Ottima l’interfaccia grafica, che visualizza nella prima finestra gli ultimi file aperti con relativa anteprima di visualizzazione per una più rapida ricerca, e belle icone del menù di gestione file nella zona inferiore della schermata. Buono il file manager che consente un’ottimale gestione e ricerca dei file. Male invece i servizi cloud, è supportato solo Dropbox quindi decisamente da rinviare a giudizio, ma per un software che arriva gratis direi che non ci si può certo lamentare più di tanto.

Google Drive non lo citerei perchè sta diventando più un file manager online che una suite office vera e proprio tant’è che per queste necessità Big G ci rimanda alla sua nuova suite QuickOffice Free che io trovo molto ben fatta, con la solita ottima grafica di Google, e che purtroppo mi permette di gestire soltanto i file presenti in locale e quelli sul mio account Google Drive, mancano tutti gli altri servizi cloud, se da un lato posso capirlo, visto che parliamo di un prodotto offerto gratuitamente da Big G. dall’altro non capisco perchè ridurre al solo proprio servizio la possibilità di gestire più account.

Inoltre la suite in se nonostante l’ottima grafica pecca in gestione file, manca completamente la possibilità di modificare campi modulo, quindi direi che manca ancora un po’ di esperienza da mettere in gioco da parte di Big G. che son sicuro non si farà attendere però, soprattutto su servizi prioritari come questo.

Quickoffice Pro è l’unico programma da me pagato con moneta sonante, per altro due volte dato che l’ho comprato quando avevo un iphone e l’ho ricomprato quando sono passato ad Android (cosa per la precisione poco seria a mio avviso, un utente rimane un utente anche se cambia piattaforma, ma evidentemente in questo senso non la pensiamo allo stesso modo)

E’ ancora possibile scaricarla ma già al primo avvio si viene reindirizzati alla nuova suite e comunque questa riporta ancora degli errori e delle carenze che la rendono quasi inutilizzabile sul mio Galaxy S3 cosa a dir poco ridicola visto che quel che manca non è certo la potenza di calcolo. Bocciata in toto.

CloudOn è forse la suite migliore dal punto di vista delle funzionalità, il problema di questa applicazione è che non è supportata da tutti i device, inoltre per funzionare necessità di una connessione web attiva, wifi o 3g è indifferente, questo perché in pratica quello che lavora non è il nostro dispositivo che funziona da terminale ma un server esterno a cui ci colleghiamo caricando il file che ci serve e che gestisce come una web app i nostri file. Il tutto con una grafica che se vogliamo ricorda molto quella della suite Microsoft online di Skydrive con tutti i menù e sotto menù.

Presente la possibilità di gestire in modo completo tutti i tipi di file ivi compresi i maledetti campi modulo dei file di Excel che hanno messo in crisi quasi tutti i concorrenti. Tra i difetti di questa suite inserirei senz’altro la notevole lentezza nel rispondere ai comandi, in pratica è come se lavorassimo su di una VPN e si vedono tutti i difetti di questo genere di connessioni. Un vantaggio invece è il pieno supporto ai servizi web Box, Dropobox, Google Drive e Skydrive, purtroppo contrariamente a quanto avviene con altre suite è possibile inserire un solo account per ogni servizio.

Insomma la scelta non manca, e considerando anche le considerevoli somme che vengono richieste per l’acquisto di queste suite una bella controllata a cosa fanno e cosa non fanno è sempre bene darla, il consiglio migliore che posso dare a chi non sa cosa acquistare è di cercare di capire quali sono le operazione che mediamente farà più spesso sul suo dispositivo mobile, inutile accontentarsi di Google QuickOffice se poi dobbiamo poter accedere al proprio account Dropbox ad esempio.

Tenete conto che esistono software come EsFileManager di cui parleremo più avanti che ci permettono di gestire per l’appunto i nostri file (come suggerisce il nome stesso dell’applicazione) ma non solo in locale sul terminale che stiamo utilizzando ma anche sui propri account cloud, e anche sulla propria rete lan.

In questo modo una volta cercato il nostro file sarà poi il terminale a chiederci quale suite office utilizzare per aprire il file che abbiamo scaricato dal servizio cloud o letto sulla scheda di memoria, bypassando eventuali limitazioni dell’app in questo senso.

Controllate bene i prezzi, al momento difatti uno dei software più completi e performanti è quello anche meno caro, mi riferisco ovviamente alle versioni PRO, di seguito vi riepilogo prezzi e miei PERSONALISSIME opinioni in merito

  • King Office  ad esempio è gratuito ed è forse la migliore suite di cui ho parlato oggi
  • Documents to Go € 10,95 e di sicuro non vale tutti questi soldi
  • Office Suite 7 € 11,47 certamente buona ma non l’avrei mai comprata a questo prezzo
  • Smart Office € 8,98 come DocToGo direi di orientarsi altrove
  • ThinkFree Office  € 7,01 meno caro di altri ma comunque non mi pare valga i soldi che costa
  • Polaris Office gratuito come dicevo più sopra quindi no problem
  • Google Drive – QuickOffice free anche qui gratis, poca spesa poca resa ma val la pena provarlo soprattutto se usiamo Google Drive
  • Quickoffice Pro € 13,69 il più caro e assolutamente da scartare a mio avviso, girate larghi da qui
  • CloudOn  gratuito ma non per tutti, nel senso che non gira su tutti i dispositivi

Alla fine della fiera il prodotto che mi sento di consigliarvi più di tutti è KingOffice, gratuito, veloce, bello da vedere e con un solo difetto legato al file manager facilmente aggirabile, insomma come minimo da provare.

Buon divertimento e buon lavoro.