Zoho Docs e Zoho Mail

Come avevo già scritto nei giorni scorsi ho voluto cambiare il servizio cloud da me utilizzato per lavoro, per via di problemi di spazio, dopo aver valutato diverse alternative ho trovato un prodotto che ritengo essere un ottimo compromesso tra costo, spazio e praticità; si tratta di Zoho Docs.

Il prodotto, fornito che fa parte dell’enorme suite di prodotti della famiglia Zoho, è fatto piuttosto bene e mi consente di sincronizzare i miei file tra PC, grazie alla solita app di sincronizzazione da scaricare, telefono e cloud.

L’app di sincronizzazione è piuttosto leggera e non mi pare avida di risorse anzi, forse tra tutte quelle provate (google drive, dropbox, onedrive) è una delle più leggere. La stessa funziona esattamente come le altre creando una cartella Zoho Docs dove desideriamo e all’interno della quale saranno salvati i nostri file in locale.

Nel mio caso ad esempio ho salvato il tutto nel secondo HDD, per lasciare libero l’SSD dove risiede il sistema operativo ed alcuni programmi.

Lo spazio disponibile nel mio caso con il piano più economico è di 100 giga per utente, e dato che non ho collaboratori ho un solo utente registrato. Il costo annuo è pari a € 4,00 mensili a cui va aggiunta l’IVA. il piano prevede diversi vantaggi tra cui crittografia SSL, 5 giga per file di upload, integrazione con la suite office di Zoho e Google, autenticazione a due fattori (estremamente importante soprattutto considerato l’ambito professionale in cui opero) e la possibilità di inviare link di condivisione dei file (con eventuali password e scadenze) anche ad utenti esterni (anche questa cosa molto comoda nel caso di file di grandi dimensioni che magari non passano per la casella email).

Insomma un prodotto molto elastico e dal costo ridotto, costo che si è rilevato essere il più basso compresa la concorrenza. Il brand Zoho poi da me è già conosciuto, visto che utilizzo da ormai 3 anni il prodotto Mail per la gestione dei miei account lavorativi come vedremo più avanti.

Sul web abbiamo una gestione piuttosto semplice dei documenti e, data la mole di file che utilizzo (più di 24.000 documenti divisi in più di 1000 cartelle), la ricerca funziona benissimo restituendo sempre il risultato sperato. Lato PC si tratta di un banale file explorer e qui windows, soprattutto nella versione 10 non ha certo bisogno di interventi particolari.

Per quanto attiene infine lo smartphone ci sarebbero un paio di punti migliorabili, ad esempio quando devo caricare un file online in una cartella dei miei clienti mi tocca scorrere l’elenco delle cartelle (cosa identica anche su altri servizi come dropbox o onedrive sia chiaro) ma sarebbe preferibile poter ricercare la cartella e poi inserire in quella desiderata il file da caricare. Anche la ricerca semplice non restituisce gli stessi ottimi risultati che abbiamo sul web, ma presumo che sia più un problema legato alla connessione tra device e cloud che un vero e proprio problema di ricerca.

Si tratta di un applicazione che devo dire consente un ottimale gestione dei file, oltre a navigare come in qualsiasi file explorer per cartelle o tramite la ricerca è possibile una volta raggiunto il file desiderato farne un po’ di tutto, dall’aggiunta di tag di riconoscimento, sempre comodi per rintracciare facilmente particolari documenti, a condividire nei modi più svariati in funzione anche delle app che utilizziamo.

Insomma credo di aver trovato davvero un ottimo prodotto e penso che dato il costo sia anche quello che raggiunge il miglior rapporto prezzo/prestazioni.

L’altro prodotto di cui vi accennavo più sopra è Zoho Mail, tempo addietro ho scoperto Zoho, parliamo di una decina di anni fa anche più forse, e l’iscrizione al loro servizio di mail mi ha fruttato un account da 40 giga di spazio (non poca cosa di questi tempi) e oggi lo sfrutto per gestire le mie email aziendali, una che è davvero corposa con 4 giga già andati in email di lavoro per gli ultimi due anni, e altri minori che nonostante abbiano l’account basico da 5 giga sono però più che sufficienti per la mole di lavoro che generano.

L’interfaccia web di Zoho Mail

Esistono diverse app per gestire tale prodotto, sia lato PC che lato smartphone. Lato PC l’applicazione è sviluppata in HTML5 e quindi altro non è che una finestra browser indipente, del tutto identica a quella che avremmo accedendo al nostro account tramite webapp, il più grande difetto di questa app per PC è che gestisce un solo account per volta e quindi ogni volta che vogliamo passare da un account all’altro dobbiamo fare logout e login, una seccattura, per cui consiglio caldamente di utilizzare il buon vecchio Thunderbird che digerisce gli account zoho perfettamente e che è sempre il miglior client email presente sul mercato.

L’interfaccia dell’app per windows di Zoho Mail

Lato smartphone invece l’applicazione è ottima, con la ricerca interna alle email migliore che abbia mai provato, Outlook mobile che pure ho utilizzato per quasi un mese in alternativa non ha una ricerca tanto efficace e onestamente non vale un terzo di Zoho Mail.

Schermata email con raggruppamento conversazioni

Le email sono sempre molto chiare di facile lettura, possono essere raggruppate in conversazioni così da avere un’ulteriore facilitazione e anche gli allegati sono gestiti in modo splendido, possono chiaramente essere recuperati dalle app di terzi parti (cloud compreso) ma anche da precedenti email.

Gestione allegati interna all’app

Altra comodità è l’integrazione dell’app calendario e contatti all’interno della stessa Zoho Mail, calendario sincronizzabile anche con google calendar e quindi di facilissima integrazione.

Scheda calendario

La ricerca come dicevo è molto efficace e senza utilizzare filtri particolari riesco sempre a trovare quel che mi serve, ma volendo è possibile renderla ancora più specifica e precisa e vi assicuro che è davvero ben fatta.

Filtri di ricerca su IOS ma del tutto identici a quelli Android

Inoltre una cosa non di poco conto, la firma è estremamente personalizzabile con loghi e formattazioni pari a quelle di un client per pc. Inoltre se avete un account Zoho come nel mio caso potete sincronizzare la firma tra PC e Smartphone in questo modo la stessa sarà sempre identica sia nella forma che nelle dimensioni così da rendere più professionali le vostre email.

Potete infine gestire filtri di vario tipo, taggare le email (cosa molto comoda per dividere email amministrative da altre operative e via discorrendo) ed avere a colpo d’occhio una situazione facile e chiara sia su web app che su smartphone delle vostre email.

Il più grande difetto di questa app è che sul mio Huawei P20 pro, causa problemi legati alla gestione delle notifiche tipiche di Huawei e della sua EMUI, non vengono visualizzatti correttamente i pallini delle notifiche che invece troviamo su altre app, problema già segnalato e “pare” in fase di risoluzione ma che rimane marginale però dato che tutte le altre notifiche funzionano fin troppo bene, vista la mole di email che ricevo :-(.

Insomma davvero due app ben fatte e che vi consiglio caldamente se lavorate tanto con file ed email.